Оцифрування трудової книжки – це процес переведення паперового документа в цифровий формат для безпечного зберігання даних. Наша редакція стежить за змінами в законодавстві про трудові книжки й пояснює основні принципи цифровізації кадрів. Завдяки автоматизації кадрового обліку відпадає потреба шукати архіви в паперових папках і ризикувати втратити записи.
Роль роботодавця у процесі
Роботодавець несе відповідальність за формування електронного запису в державному реєстрі загальнообов’язкового державного соціального страхування. Він передає документи до кадрової служби й контролює легалізацію трудового стажу співробітників. Дотримання наказу Мінюсту гарантує, що всі дані потраплять у цифровий архів без відмов.
Обов’язки працівника
Працівник має підтвердити запис у своєму електронному кабінеті на порталі Дія або через державні послуги онлайн. Перевірка трудової книжки в особистому кабінеті допомагає вчасно помітити помилки та виправити їх у роботодавця.
Де перевірити електронну трудову книжку
Ми радимо скористатися двома інструментами для перевірки:
- Портал Дія – центральний майданчик для перевірки електронної трудової книжки
- Електронний кабінет на сайті фонду – резервний спосіб контролю даних
Портал Дія
На порталі Дія доступна вся інформація про працевлаштування в електронній трудовій книжці. Завдяки цифровому формату записи видно одразу всі зміни в роботі.
Електронний кабінет фонду
Електронний кабінет підтверджує записи з другого джерела. Там теж відображається підтвердження записів роботодавцем у цифровому архіві.
Крок за кроком перевірка записів трудової книжки
Наша редакція зібрала простий алгоритм перевірки
- Увійти в особистий кабінет на порталі Дія
- Обрати розділ електронна трудова книжка
- Перевірити всі записи і відмітити відсутні дані
- Зв’язатися з кадровою службою для виправлення
Переваги цифрової трудової книжки
Оцифрування трудової книжки дає:
- Автоматизацію кадрового обліку без витрат часу
- Безпечне зберігання даних від пошкоджень паперу
- Можливість миттєвої перевірки та легалізації даних
Найпоширеніші помилки та як їх уникнути
Найчастіше працівники не перевіряють інформацію в цифровому кабінеті. Так може зникнути важливий запис у державному реєстрі загальнообов’язкового державного соціального страхування. Щоб цього не сталося, регулярно перевіряйте електронний запис і просіть роботодавця підтвердити всі зміни.
Ми переконані , що цифровізація трудових книжок робить процес прозорим. Впровадження електронної трудової книжки відповідає сучасним вимогам законодавства та гарантує зручність як роботодавцю, так і працівнику. Перевірка трудової книжки на порталі Дія та в електронному кабінеті фонду допоможе уникнути помилок і втрат даних
